Gestion des factures électroniques

Création automatique des factures

Les factures sont créées automatiquement en tant que document “Proforma”:

• quand vous recevez une nouvelle réservation sur votre site web

• quand vous ajoutez une réservation depuis l’admin.

Vous pouvez inclure les réservations importées depuis iCal dans la création de facture automatique, mais avec la version actuelle, il faut qu’il y ait un client qui ait été créé, avec au moins l'email.

Nouvelles actions dans la liste des Réservations.

Vous verrez dans la colonne “Action” deux nouvelles actions.

1. Ouvrir la facture dans un nouvel onglet. Cela vous permet de visualiser la facture VosFactures.

2. Convertir la facture “Proforma” en facture finale. Cette action transformera votre document “Proforma” en facture finale.

Nous vous conseillons de faire cette action uniquement lorsque le client fait sa sortie. Une facture finale n’est plus modifiable depuis HBook.

Mises à jour automatiques des factures “Proforma”

HBook envoie automatiquement les modifications suivantes:

• ajout ou réception d’un paiement

• modification des dates

• modification du nombre de personnes, de l’hébergement, des services supplémentaires

• annulation de la facture

• suppression de la facture

Ajout du lien de la facture électronique dans les emails ou documents

Vous pouvez utiliser la variable [resa_einvoice_url] pour ajouter un lien vers la facture VosFactures dans vos documents ou emails. C’est un lien externe et il peut donc être partagé avec vos clients.

Pour ajouter un lien dans un email automatique, merci de prendre en compte les informations suivantes :

• Il faut que le modèle d’email soit de type HTML

• Avec la version actuelle, il n’est pas possible d’ajouter ce lien dans les emails automatiques envoyés pour une “Nouvelle réservation” (reçue sur votre site web ou ajoutée depuis l’admin). En effet, avec la version actuelle, l’e-mail est envoyé avant la création de la facture. Cela va être modifié prochainement.

Factures et réservations importées depuis iCal

Dans les paramètres de HBook > Facturation électronique > Paramètres VosFactures, vous pouvez indiquer si vous souhaitez ou non que des factures soient créées pour les réservations importées depuis iCal.

Voici les conseils pour utiliser la facturation électronique pour les réservation reçues depuis iCal.

• Il est fréquent que nous n’ayons pas de nom de client pour les réservations importées depuis iCal, car cette information n’est disponible que si la plateforme externe la partage.

• HBook va donc passer le nom du calendrier iCal comme nom de client à VosFactures, car ce champ est requis pour la création initiale de la facture.

• Ensuite, dans la liste de réservations, il vous faudra cliquer sur “Créer un client” et ajouter les informations de ce client.

• Ajoutez le nombre de personnes pour cette réservation, et la nouvelle facture avec les coordonnées correctes du client sont déjà passées à VosFactures.

Limitations connues de la version 1.0

• Lorsqu’une réservation est modifiée, une nouvelle facture “Proforma” est créée. Nous souhaitons à l’avenir pouvoir modifier la facture “Proforma” initiale plutôt que d’en recréer une. Nous sommes en attente d’une précision technique de la part de l'équipe de développeurs de VosFactures à ce sujet.

• Lorsqu’une réservation est annulée ou supprimée dans HBook, le document “Proforma” est correctement annulé dans VosFactures. Nous vous suggérons tout de même de supprimer définitivement le document annnulé depuis l’interface de VosFactures. En l’absence de suppression définitive, il peut y avoir un conflit lors de la création d’autres factures. Ce point est également en cours d’analyse avec VosFactures.

• Après avoir créé une réservation depuis la page admin Réservations, il faut recharger la page pour voir le lien vers la facture dans la colonne “Action”. Cela va être modifié prochainement.